ビジネスメールの利用

ビジネスメールの利用

今やビジネスの世界ではメールは電話と同等の連絡手段になっております。
当教室では長年のサポート経験をもとにビジネスメールのマナーを１０か条にまとめました。


ビジネスメールのマナー１０か条

  • 電子メールは基本的には手紙と同じ
    • 電子メールといえども、あて名と挨拶分は必要です。
  • ビジネスの世界ではテキストメールが基本
    • ビジネスの世界では、テキストメールが基本です。(会社によってはテキストメールしか受け取れないようにしている所もあります。)
    • htmlメールはウイルスが潜入する可能性があります。
  • 件名（サブジェクト）を入れましょう
    • 内容が把握できる様、件名（サブジェクト）を入れましょう。
    • メール設定によっては、件名がないと迷惑メールに入ってしまうこともあります。
  • 署名を入れましょう
    • ビジネスの世界では、自分が何者であるかを相手に伝える必要があり、そのために署名を入れましょう。少なくとも名前とメールアドレスだけでも記述しましょう。
    • メール設定で署名を設定するだけです。
  • メールは万全ではない
    • Ｅメールが必ず届いている保障はありません。
    • 重要なメールを送った時には、電話等で確認しましょう。
  • 使用する文字に注意
    • 半角カタカナや丸付き数字（①）、単位記号（ｇ）、環境依存文字（Vista以降に大幅に追加された漢字）などは相手のパソコン（メールソフト）で文字化けする可能性があります。
  • 添付ファイルの大きさは１～２ＭＢ程度まで
    • 大きな添付ファイルは相手のネットワーク環境等により、受信に時間がかかる可能性があります。
    • 大きなファイルを送るときにはオンラインストレージを使用しましょう。
  • 宛名（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）の使い分け
    • メールの相手先はＴＯに一応目を通して欲しい方にはＣＣに入れます。当事者や責任者の方へお送りする場合には、ＴＯに入れておくのが礼儀です。
    • ＢＣＣのマナーとして、ＴＯに自分のアドレスを入れ、ＢＣＣに送りたい複数の相手先を入れます。
  • メールでの個人情報保護対策
    • 個人情報の入ったエクセルシートなどを添付して送る場合には、シートのパスワード保護や圧縮ファイルのパスワード保護を行ないましょう。
    • メールの相手先を間違えて送ったら、個人情報流出になります。
  • 見積書や領収書の添付ファイルはＰＤＦ形式で
    • 見積書や領収書を添付ファイルで送る場合、エクセルシートやワード文書で送るのではなく、ＰＤＦ形式に変換して、添付しましょう。
    • エクセルやワード形式では、改ざんできますので改ざんできないＰＤＦ形式に変換します。
    • 相手がエクセルやワードが入っていなくてもＰＤＦ形式ならＰＤＦリーダー（無料ソフト）をダウンロードすれば使えます。




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